バージョンをロックまたは非表示にする
バージョンをロックして、チームまたはチームの誰かがバージョンのデータを編集できないようにします。確定したバージョンは、シート、レポート、およびグラフで引き続き表示およびアクセスできます。
バージョンを非表示にして、チーム全体または一部がバージョンを全く見ることができないようにします。古いデータ、無関係なデータ、またはチーム全体に見られたくないデータを含むバージョンを非表示にします。
バージョンをロックおよび非表示にするバージョン設定は次のとおりです。
1 [確定したバージョン] チェックボックスは、マスター数式やその他の科目数式を含め、すべてのユーザーのバージョン全体をロックします。計画のみに使用できます。
2 [アクセス制御] ドロップダウンでは、ユーザータイプごとにさまざまな程度のロックと非表示を選択できます。[バージョンのアクセス制御] を参照してください。
3 [先行月から次まで確定] 設定は、すべてのユーザーに対して将来の期間の編集を可能にしながら、過去の期間をロックします。
非表示および確定したバージョンの仕組み
非表示のバージョン
バージョンを非表示にすると、シート、レポート、またはダッシュボードで表示できなくなります。バージョン セレクタまたはグラフとレポートの要素では、非表示バージョンは表示されません。
1つの例外は、計画バージョンの実績オーバーレイとして使用する実績バージョンを非表示にする場合です。計画バージョンを表示できる人は、計画バージョンをオーバーレイする実績データも表示できます。
確定したバージョン
シートのバージョンセレクタでは、確定したバージョンにロック アイコンがあります。
シートの確定したバージョンを選択すると、そのバージョンの科目のセルは編集できません。
バージョンをロックすると、そのバージョンの科目数式もすべてロックされます。科目数式は読み取り専用になり、数式をオーバーライドします。確定したバージョンの数式のオーバーライドを編集するには、まずバージョンをアンロックする必要があります。「科目数式の編集と数式のオーバーライド」を参照してください。
次の場合、確定したバージョンと非表示のバージョンのデータに影響を与えたり削除したりできます。
- 組織、科目、カスタム属性、特性、カレンダー構造など、モデルの構造を変更する場合。
- 計画の数式が参照する実績データを更新する場合。これを防ぐため、実績バージョンの先行月をロックすることができます。
ロックされるものとロックされないもののリストについては、「バージョンのロック オプション」を参照してください。
Before You Begin
必要な権限:
- モデル管理アクセス > モデル
- [モデル管理アクセス] > [バージョン]。
How You Get There
バージョン リストから非表示化またはロックするバージョンを選択します。
計画バージョン全体をロック
この設定を使用して、すべてのユーザーに対して計画バージョンをロックします。
[確定したバージョン] のチェックボックスにチェック マークを入れます。
これにより、すべてのユーザータイプの選択が自動的に更新されます。
- [完全アクセス] を持つすべてのユーザータイプに対して [ノート以外をロック]、または [インポートとノートのみ] が自動的に選択されます。
- [ロック中] または [非表示] は選択されたままになります。
[確定したバージョン] にチェック マークを入れた後にユーザー タイプごとにアクセス権を変更する方法:
- まず、[確定したバージョン] のチェック マークを外します。
- 各ユーザー タイプのドロップダウンから異なるアクセス権を選択します。[完全アクセス] または [インポートとノートのみ] は、バージョンをアンロックします。
[数式値を計算] オプションを選択
このオプションは、[確定したバージョン] にチェックマークが入っている計画バージョンのみに使用できます。ほとんどの科目で数式と参照の計算結果を保持し、確定したバージョンのパフォーマンスを向上させるために使用します。
このオプションは、累積計算をロックしません。ストック科目は期間ごとに差額を計算しますが、計算には数式を使用しません。
[数式値を計算] を使用して確定したバージョンのセルを探索
このオプションを使用して、セルを探索したり、確定したバージョンのシート内のデータを表示したりする際には、意味をなさないデータが表示される場合があります。表示される数式は最新のものであり、必ずしもバージョンを確定したときに値を計算した数式ではありません。評価された数式には、バージョンが確定された時点でセルが指していたものではなく、セルが現在指し示しているものが表示されます。
この例では、探索されたセルは、実績オーバーレイからデータを取得する数式を使用しています。評価された数式には、500に3を掛けた値が表示され、計算値576,602では計算されません。その理由は次のとおりです。
- 計算確定後に実績データが変更された。
- 計算確定後に数式が変更された。
実績バージョン全体をロック
実績バージョンを完全にロックすることはできません。代わりにアクセス制御を使用して、データを更新できるユーザーを制限します。シート内の実績バージョンを効果的にロックする方法:
- バージョンリストから合計ではない実績バージョンを選択します。
- [インポートとノートのみ] または管理者用の [完全アクセス] を選択して、限られた数のユーザーが実績をインポートできるようにします。
- 他のすべてのユーザーに対して [ロック中] を選択し、他の人がデータを更新できないようにします。
- 保存します。
合計である実績バージョン、またはサブバージョンがある実績バージョンは常にロック中になります。サブバージョンを更新することにより、データを更新します。
アクセス制御でバージョンを非表示化またはロックする
これらの設定を使用して、ユーザータイプごとにバージョンをロックします。
実績バージョンと計画バージョンのロック
任意の計画、またはリーフレベルの仕訳入力と実績バージョンに対してこれらのオプションのいずれかを選択します。リーフレベルバージョンは親バージョンではありません。
- インポートとノートのみ
仮想バージョンでは使用できません。このユーザータイプはデータのインポートとノートの更新を行えます。これらのユーザーは、シート内のデータを更新することはできません。 - ノート以外をロック
仮想バージョンでは使用できません。このユーザータイプは、データの更新またはデータをインポートすることはできません。これらのユーザーはノートを更新できます。 - 確定
すべてに使用できます。このユーザー タイプは、データやノートの更新またはデータのインポートを行うことはできません。
計画バージョンを非表示にする
どのバージョンでも、[非表示] を選択します。このユーザー タイプは、バージョンまたはそのデータを全く見ることができません。
実績バージョンを非表示にする
親実績を非表示にすると、それにロールアップするすべてのバージョンが非表示になります。サブバージョンのアクセス制御は無視されます。
ただし、非表示ではない計画の実績オーバーレイとしてそのバージョンを使用する場合は、非表示バージョンのデータにアクセスできます。ロック中ではあるものの、計画バージョンを表示できるユーザーは誰でも実績データを表示できます。
グループのアクセス権を変更
グループは、[管理] > [グローバルユーザグループ] でセットアップされています。ここでは新しいグループまたは既存のグループにユーザーを追加できます。グループのバージョン アクセスを変更する方法:
- まず、各グループの現在のアクセス権をレビューします。これを実行するには、ツールバーから [バージョンアクセスのエクスポート]
をクリックする必要があります。コンピュータに Excel スプレッドシートがダウンロードされます。 - スプレッドシートを開き、バージョン別に並べ替えます。
- バージョンに対する各グループのアクセス権を確認します。
- 変更するには、[モデリング] > [バージョン] に進み、バージョン リストから該当するバージョンを選択します。
- [グループ] ドロップダウンからグループを選択します。
- [アクセスレベル] ドロップダウンからアクセス権を選択します。
- 別のグループのアクセスを選択するには、選択する各グループ間でバージョンを保存します。
実績サブバージョンを表示
実績のアクセス制御は、ルートから下の階層に継承されます。バージョンのアクセス制御に関係なく、バージョンはその親が表示されている場合にのみ表示されます。
実績サブバージョンを表示する方法:
- ルート実績を選択し、アクセス制御を [表示] に更新します。
- 次の親サブバージョンを選択し、アクセス制御を [表示] に更新します。表示するバージョンに到達するまで、階層内の親サブバージョンに対して繰り返します。
- 合計のないバージョンを選択し、そのアクセス制御を表示可能なオプションのいずれかに更新します（[非表示] 以外のいずれか）。
[先行月を確定] でバージョンの一部をロック
この設定を使用して、すべてのユーザーに対してバージョンの過去の期間をロックします。先行月を確定した場合、アクセス制御設定で完全アクセス権を持つユーザーは、バージョンの確定していない部分を編集できます。アクセス制御で制限されているユーザーは、ロック中またはアンロックされている部分を編集することはできません。
シートの時間セグメントのほうがバージョンのものより大きい（シートは四半期ごとで、バージョンは月ごと）場合、シートは前のセグメントの末尾まで確定されます。たとえば、バージョンを4月まで確定した場合、四半期を表示するシートは、第1四半期の終わりである3月まで確定されます。「バージョンをロックまたは非表示にする」を参照してください。
この設定を使用して、ある期間をロックすると、アクセス制御が上書きされます。たとえば、ユーザーに [完全アクセス] を選択した場合、ユーザーがその特定の期間を編集することはできません。この設定を空白のままにすると、アクセス制御で定義されている場合を除き、バージョンは編集可能です。「バージョンをロックまたは非表示にする」および「バージョンのアクセス制御」を参照してください。
先行月を確定するには次のいずれかを選択します。
1 完了月は以下をロックします。
- 実績バージョンの次の確定数字設定以前の期間のすべての実績データ。
- 実績オーバーレイがない科目のこの期間中の計画データをロックします。
- バージョンの計画の開始が実績バージョンの確定数字適用日より前の場合、計画データをロックします。実績データではなく計画データが表示されますが、期間はロックされます。
2 特定の期間を選択できるドロップダウン:
- その期間を含むそれまでのすべてのデータをロックします。
- その期間後のすべてのデータについては、アクセス権を持つユーザーに対して編集可能なままです。
- 空白の場合、[アクセス制御] セクションで示されている場合を除き、バージョンは編集可能です。
他のバージョンからのデータを含むバージョン
シートで特定のバージョンを選択すると、データは実際には別のバージョンからのものであるため、データは常にロック中のように見えます。これらのバージョンのデータは編集できませんが、バージョンはロックされていません。関連するバージョンが更新されると、データが変更される場合があります。
| ロック中のデータを含むバージョン | データ変更の理由 | 変更を防止する方法 |
|---|---|---|
|
仮想バージョン |
仮想バージョンのデータは、他の2つのバージョンから取得されます。ソース バージョンのデータが変更されると、仮想バージョンのデータも変更されます。 | 関連するバージョンのロックを検討します。 |
| 親実績 | 親実績には、サブバージョンのデータを集計する合計データが表示されます。サブバージョンデータを更新すると、親実績バージョンのデータも更新されます。 | アクセス制御を使用してサブバージョンをロックします。 |
| 確定した計画の実績オーバーレイ部分 | 実績バージョンを更新すると、計画の実績オーバーレイも変更されます。 | 実績バージョンで、[先行月から次まで確定] 設定の [完了月] を選択します。 |